10 tehnici de optimizare a costurilor IT

Cei care ocupă posturi de CIO (Chief Information Officer) în organizațiile din sectorul public și privat ar trebui să exploreze aceste 10 tehnici de optimizare a costurilor IT, pentru a naviga printre constrângerile bugetare într-un mediu de afaceri volatil. Atunci când un director executiv îi solicită CIO-ului să micșoreze costurile de operare, aceștia evaluează împreună cheltuielile IT și costurile. Ei calculează modul în care costurile IT au impact asupra livrării serviciilor IT, precum și efectul acestora asupra costurilor afacerii și a veniturilor. Cu toate acestea, uneori neglijează să evalueze impactul asupra altor unități de afaceri (BUs) din organizație.

„CIO-urile care au optimizat cu succes costurile IT au făcut echipă cu alți directori, în special CFO (Chief Financial Officer), pentru a colabora în inițiative de optimizare a costurilor întreprinderii”, spune Irma FABULAR, Analist Director General, Gartner.

Directorii de informații pot realiza reduceri de costuri în cadrul IT și în întreaga organizație prin focalizarea inițiativelor pe 10 tehnici de optimizare a costurilor IT.

Tehnica nr. 1: Implementarea serviciilor partajate

Unii CIO folosesc serviciile IT partajate în unități de afaceri pentru a produce economii la scară. Majoritatea economiilor și reducerilor de costuri pot varia de la 15% la 20% din costurile serviciilor în 18 până la 36 de luni, iar cele mai mari economii pot ajunge la peste 25%.

Tehnica nr. 2: Adoptați, după caz, o politică cloud-first

Optarea pentru o politică cloud-first oferă un spectru de funcții, de la infrastructură ca serviciu (IaaS), până la software ca serviciu (SaaS). În timp ce multe organizații din sectorul public și privat aleg servicii cloud pentru o mai mare agilitate, flexibilitate și scalabilitate, acestea au, de asemenea, o eficiență a costurilor în timp. Pentru a obține reduceri de costuri, administrarea cloud trebuie să fie strictă. Dacă este slabă, riscați să vedeți creșteri ale infrastructurii și ale costurilor de aplicație.

Tehnica nr. 3: Consolidarea centrelor de date ale întreprinderii

Pe măsură ce organizațiile își extind operațiunile, costul întreținerii unui centru de date tradițional va crește. Acest lucru determină unele organizații IT să-și mute atenția spre arhitectura de comutare a centrelor de date. Prin eforturile de modernizare și consolidare a centrelor de date, economiile de costuri pot varia între 10% și 20% din bugetul necesar unui centru de date.

Tehnica nr. 4: Raționalizarea și standardizarea aplicațiilor întreprinderii

Portofoliul de aplicații reprezintă o mare parte din bugetul IT. CIO-urile care standardizează și raționalizează portofoliile de aplicații pot reduce și controla costurile. Economiile pot varia între 15% și 25% din bugetul de aplicații.

Tehnica nr. 5: Îmbunătățirea practicilor de transparență financiară IT

Înțelegeți cum sunt furnizate serviciile IT și care sunt costurile asociate operațiunilor IT. Gartner se referă la aceasta drept transparență financiară IT. Lucrați cu CFO-uri și personalul financiar pentru a asocia înregistrările de evidență generală (vizualizare bazată pe active) cu costurile tehnice și cu cele aferente serviciilor comerciale. O astfel de transparență în cheltuielile IT ale întreprinderii vă permite să furnizați valoare în afaceri și să optimizați costurile prin intermediul serviciilor IT.

Tehnica nr. 6: Concentrați-vă asupra cheltuielilor din cererea IT pentru o mai mare optimizare a costurilor afacerii

Aproximativ 96% din cheltuielile de exploatare ale întreprinderii apar în afara IT, ceea ce prezintă oportunități semnificative de reducere a cheltuielilor IT. Făcând parteneriat cu colegii de BU din întreaga organizație, puteți evalua procesele afacerii, resursele și capacitatea de a determina unde IT-ul poate îmbunătăți productivitatea, eficiența și eficacitatea.

Tehnica nr. 7: Implementați automatizarea proceselor robotizate

Utilizați tehnologii precum automatizarea proceselor robotizate (RPA) și inteligența artificială (AI) pentru a analiza și identifica tiparele care pot fi apoi utilizate pentru luarea deciziilor strategice de afaceri. Aceste tehnologii pot identifica noile informații din date și pot automatiza sau mări procesele care sunt ineficiente pentru a fi efectuate de oameni.

Tehnica nr. 8: Evaluarea practicilor IT de gestionare a activelor IT

CIO-urile trec adesea la supravegherea capabilității de gestionare a activelor, ceea ce duce la creșterea costurilor de operare IT. Trebuie schimbată responsabilitatea ITAM (IT Active Management) de la „urmărirea” activelor individuale la gestionarea corporativă a activelor IT și de tehnologie. Evaluarea practicilor ITAM poate realiza economii de costuri de la 10% la 20%.

Tehnica nr. 9: Evaluează ideile de transformare digitală a afacerilor

Invitați părțile interesate de afacere să contribuie la optimizarea costurilor sau la ideile privind aplicațiile tehnologice. Partajați orice economie reieșită din aceste sesiuni generatoare de idei cu BU și apoi puteți începe un ciclu de reinvestire continuă. Un astfel de parteneriat poate crește vizibilitatea în cadrul cheltuielilor IT și le poate reduce pe cele redundante.

Tehnica nr. 10: Optimizarea forței de muncă

Utilizați capabilitățile aplicațiilor de gestionare a forței de muncă, precum automatizarea experienței managerului sau asistenții virtuali pentru sarcini comune și de rutină, pentru a reduce costurile de personal. Implementați roboți pentru a mări capacitatea lucrătorilor umani și a oferi un mediu de muncă mai productiv.

„Pe măsură ce determinați pe care dintre cele 10 sugestii o puteți iniția sau continua pentru a obține economii de costuri pe termen scurt, luați în considerare modul în care veți dori să instituționalizați optimizarea costurilor IT ca o disciplină continuă”, încheie Fabular.

Autor: Laurence Goasduff

Source: Gartner

Photo/video source: Gartner